ドキュメントは、あらゆるビジネスの寿命と日々の業務において重要な役割を担っています。
それらを適切に保管し、保護することは非常に重要です。
そこで、文書管理ソフトを活用することで、ビジネスにおける文書のワークフローを把握し、その過程で失われるものがないようにすることができます。
文書管理ソフトウェア（DMS）とは何ですか？
文書管理ソフトウェアは、物理的なファイルを保存する手間を省き、代わりにすべてのファイルをクラウドに移行します。
ドキュメントを探すのに何時間も費やして、後でそれがまったく存在しなかったことに気づくのは、イライラすることでしょう。
文書管理ソフトウェアを使えば、デジタル文書や紙の記録を簡単かつ便利に整理することができます。
このようなソフトウェアがなければ、重要な文書を取り出すのに何時間も何日もかかることになり、チーム全体にとって大きな障害となりかねません。
最適なソフトウェアがあれば、その作業は迅速かつスムーズに行えます。
市場にはいくつかの選択肢があり、最適な文書管理ソフトウェアをお探しの場合は、このガイドを参考に、ニーズに応じて最適な決断を下すことができます。
あなたに最適な文書管理ソフトの選び方
ビジネスに最適な文書管理ソフトを選ぶのは難しいものです。
選択肢を絞り込む際には、常に以下のような機能に注目しましょう。
スキャニング機能。
紙媒体の文書がある場合は、スキャン機能を備えたDMSが必要です。
これにより、すべての重要な文書を一元管理することができます。
スキャン機能に使用されている技術も考慮しましょう。
スキャンした書類を後で検索できるように、何らかの光学式文字認識（OCR）機能を備えていると便利です。
ストレージと接続性。
ファイルをアップロードするための中心的なハブとして機能する、適切なクラウドストレージを提供する文書管理ソフトウェアを見つけることが重要です。
ドキュメントはそれほどディスクスペースを必要とするものではありませんが、カタログはおそらく予想以上に早く成長し、すぐに新しいものを追加するためのスペースが足りなくなる可能性があります。
また、ドキュメントにどのようにアクセスするかが重要です。
ブラウザでアクセスできるものとアプリでアクセスできるものが混在しているシステムもありますが、どちらか一方しか提供されていないものも多くあります。
メタデータと検索機能
文書管理システムは、どんな文書でも簡単に見つけることができるように、強力な検索機能を備えている必要があります。
これは、文書名だけでなく、メタデータやスキャンに含まれるテキストを見ることです。
また、文書とプロジェクト、人、その他の仕事組織の方法との関連付けも、ソフトウェアを使用する際に日常的に役立つものです。
ドキュメントのバージョン管理
高品質の文書管理ソフトウェアは、文書のバージョン管理機能を備えている必要があります。
これは、ある文書の現在（最新）バージョンだけでなく、過去のすべてのバージョンと、その文書に対して行われた変更の記録を保持することです。
これにより、時間の経過とともに文書がどのように進化してきたかを完全に把握することができます。
アクセス権の管理。
DMSは、システム内のアクセス権を管理できる必要があります。
これは、データの完全性を維持し、ファイルが誤って削除されたり移動されたりしないようにするためです。
2022年版文書管理ソフトのベスト
最高の文書管理ソフトウェアに期待される機能を正確に理解した上で、そこにある最高の選択肢を見てみましょう。
1. Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint は、おそらく最も有名なソリューションの一つであり、現在利用可能な最も包括的な企業文書管理システムの一つである。
あらゆるビジネスのニーズに対応するツールを提供している。
その文書管理機能とは別に、あなたはあなたのビジネス独自の “インテリジェント “イントラネットとして機能するためにSharePointを使用することができます. あらゆるデバイスに対応したアプリが用意されており、シームレスなコラボレーションを実現する優れた共有機能も備えています。
OneDriveを使用すれば、クラウドとローカルのハードディスク間でファイルを同期させることも可能です。
特徴
- アクティビティ追跡
- カレンダー管理
- カスタマイズ可能なテンプレート
- ドキュメント管理
- データ同期
- ファイル共有
- ドキュメントテンプレート
価格
- プラン1：5ドル/ユーザー/月、1TBストレージ付き
- プラン2: 10ドル/ユーザー/月
- Office 365 E3: $20/ユーザー/月
2. ビットアックス24
Bitrix24は、世界中で数百万人に使用されている文書管理ソフトウェアです。
オンプレミスとクラウドで利用可能です。
このソフトウェアでは、ファイル同期、モバイルアクセス、ファイル共有、個人と会社のドライブ、複数ユーザーによる編集、オフライン編集などが可能です。
30日間の無料トライアルが可能です。
主な機能
- アクセスコントロール
- アクティビティダッシュボードとトラッキング
- アラート/通知
- ドキュメントの作成と保存
- ドキュメント管理
価格
- クラウドベーシック：39ドル/月
- スタンダード: $79/月
- プロフェッショナル: $159/月
- 30日間の無料トライアルあり
3. ルーベックス
Rubex by eFile Cabinetは、クラウドストレージや効率的なファイル共有ソリューションを提供する文書管理ソフトウェアです。
ペーパーレス化を進め、効率的にファイルを扱うことができます。
Rubexは中小企業に最適で、組織内で文書を共有し、文書保存を設定することもできます。
検索機能、テンプレート作成、ワークフローの自動化、ファイル共有などの機能が充実しています。
主な機能
- eFile Cabinet DMシステム
- 安全なファイル共有
- 二要素認証(2FA)
- カスタマイズされたセキュリティ設定
- コンプライアンスツール
- Microsoft Officeとの連携
- モバイルアクセス
- 監査証跡
- ワークフローの自動化
価格
- ビギナー：25GBのストレージで15ドル/ユーザー/月
- Advantage: $30/ユーザー/月、1TBストレージ、ただし3ユーザー限定
- ビジネス：55ドル/月、5TBのストレージを提供
4. M-ファイル
M-Filesは、さまざまな業界の中小企業や大企業に最適です。
クラウドベースのオンプレミス型ソフトウェアで、電子署名機能、権限管理、自動ワークフロー、オフラインアクセスなどの主要な機能を備えています。
また、検索エンジンを搭載しているため、簡単に文書を検索することができます。
また、ツールを使って文書のテキストを検索することもできます。
主な機能
- アクセスコントロール/パーミッション
- コンプライアンス・トラッキング
- 監査証跡
- コラボレーションツール
- カスタマイズ可能なテンプレート
- コンテンツ管理
- 文書分類
- デジタルアセットマネジメント
- ドキュメント生成
価格について
- 価格については、M-Files社にお問い合わせください。
5. サインナウ
SignNow は、デバイス上で署名、送信、文書管理を可能にする電子署名ソリューションを提供します。
高いセキュリティとシンプルな操作性を提供します。
複数の文書を1つのパッケージにまとめ、1つの文書を一度に複数の人に送ることができます。
また、SignNowは監査証跡を含み、クラウドベースです。
主な機能
- 監査証跡
- モバイル署名の取得
- カスタマイズ可能なテンプレート
- リマインダー
- ドキュメント分析
- マルチパーティサイン
- タスクの進捗管理
価格
- ビジネス: $8/ユーザー/月 (年払い)
- ビジネスプレミアム: $15/ユーザー/月（年額払い）
- プロフェッショナル: $30/ユーザー/月（年額払い）
6. マスターコントロール
MasterControlは品質管理システムであり、そのソリューションの一部として文書管理ソフトウェアも提供しています。
これにより、紙ベースのプロセスに終止符が打たれる可能性が高いです。
MasterControlは、高い柔軟性を提供し、あなたのビジネスに適した文書管理システムを実装することができます。
モジュール一式が含まれています。
主な機能
- 自動ルーティング
- 電子署名
- コンプライアンス管理
- アクセスコントロール
- バージョン管理
- ドキュメント保持
- 文書変換
- 電子署名
- ファイルタイプの変換
- 全文検索
- 文書アーカイブ
- バージョン管理
- アクセスコントロール/パーミッション
- ドキュメントのチェックイン/チェックアウト
- 監査証跡
価格について
- 価格については、MasterControlにお問い合わせください。
7. ドキュウェア
DocuWareは、書類をルーティングし、適切なワークフローを指し示すのに役立つ非常に強力なソフトウェアです。
保留中のタスクを追跡し、瞬時に記録を引き出すことができます。
あらゆる規模のビジネスに対応し、18の言語で利用可能です。
DocuWareは、オンプレミスの展開とクラウドをサポートしています。
アクセスコントロール、テキスト検索、文書管理、電子署名、電子フォーム、ファイル復元などの機能を備えています。
主な機能
- アクセスコントロール/パーミッション
- アーカイブ＆リテンション
- コラボレーションツール
- カスタマイズ可能なテンプレート
- 文書の分類と管理
- 電子署名
- 電子フォーム
- 全文検索
- ファイル復元
価格について
価格はDocuWare社にお問い合わせください。
無料トライアルもあります。
最適な文書管理ソフトの結論
それは最高の文書管理ソフトウェアの私のリストに関しては、以上です。
どのツールを選ぶべきかは、ビジネスの規模やタイプ、ビジネスで作成するドキュメントの種類や量によって異なります。
このリストにあるソリューションの中には、より企業向けに特化したもの（M-Filesなど）もあれば、非常に親しみやすく、素早く安価に始めることができるもの（SignNowなど）もあります。
そして、しばらくの間、市場のゴールドスタンダードであったMicrosoft SharePointがあります。
これらの最高の文書管理ソフトウェアツールについてどう思うか、そしてどれがあなたの一押しかを教えてください。
