正式なEメールの書き方は、正式な手紙の書き方とあまり変わりません。
しかし、メールを友人とのインフォーマルなコミュニケーションにしか使っていない人は、フォーマルなメールを書くのに慣れるまで少し時間がかかるかもしれません。
今回は、フォーマルなメールの書き方と、サンプルメールをご案内します。
以下のステップを踏めば、フォーマルなメールを書くことができます。
フォーマルなメールの書き方
中立的なメールアドレスを使用する
メールアドレスは、ペットネームやニックネームではなく、常に本名を反映させる必要があります。
本名が反映されたメールアドレスは、プロフェッショナルな印象を与えます。
おかしなメールや不適切なメールでは、誰もあなたの話を真剣に聞いてくれません。
Alan_Simth@gmail.com √
Angleface123@gmail.com X
主題を適切に述べる
件名は、メールの内容を反映したものにしましょう。
会議について書くのであれば、件名には会議という単語を入れるべきです。
求人に応募するのであれば、応募する職種を件名に記載します。
敬語で始める
The mail should start with a salutation such as Dear Mr. Price. It is always good to address the recipient by name. (Dear Dr. Smith, Dear Ms. Dustan, etc.) If you don’t know his or her name, you can use Dear sir/madam or To whom it may concern.
最初に紹介する
最初の段落では、自己紹介とメールを書く目的を述べます。
以下のような文章で始めるとよいでしょう。
私は、………について問い合わせるために書いています。
私は………に関して書いています。
目的をはっきり述べたら、そのままメッセージのメインに移ります。
本体
メールの本文には、あなたのメッセージを入れます。
正式な手紙と同じように、本文も簡潔明瞭に書く必要があります。
できるだけ簡潔に書くようにしましょう。
ほとんどの場合、2～3段落で十分です。
言葉遣いは、プロフェッショナルでフォーマルなものにしましょう。
結論
メッセージを伝えた後は、読者の時間と注意に感謝するのが礼儀です。
次のようなフレーズや節を使うことができます。
お時間をいただきありがとうございました…
お時間をいただき、ありがとうございました…
ご質問やご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。
そして、適切な結びでメールを終わらせましょう。
Yours sincerely, Best Wishes, Regards, Respectfully などは、使用できる語尾の一例です。
添付資料
メールに何か書類を添付した場合、”Please refer to the attached document. “と言うことができます。
この文章は適切な場所で使うことができます。
校正
他の文書と同様に、Eメールを注意深く校正してください。
タイトル、日付、名前などが正しく使われていることを確認しましょう。
文法やスペルに間違いがないかを確認する。
送信をクリック
メールの校正が終わったら、送信ボタンをクリックします。
正式な電子メールのサンプル
このメールソフトはこちらからダウンロードできます – Sample Formal Email
保存方法
